1 Data Controller
The personal data controller is SIA "Homestory" (trading as Polar Recovery Club), Reg. No. 44103132266.
• Legal Address: Brīvības iela 148 A-2, Rīga, LV-1011, Latvia.
• Facility Address: Jaunā iela 12, Piņķi, Mārupe municipality, LV-2107.
2 Categories of Personal Data Processed
When registering and using the Polar Recovery Club mobile application, we process:
- Client's full name;
- Verified mobile phone number (primary account identifier);
- Email address (for electronic payment receipts and booking confirmation notices);
- Booking history, active subscription statuses, and completed visit counters;
- Mobile device push notification tokens (FCM) used for door PIN code delivery.
3 Purposes and Legal Bases of Processing
Personal data is processed strictly pursuant to Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) based on contractual performance (Art. 6(1)(b)):
- Cold plunge booking fulfillment and schedule management;
- Membership accounting and automatic progression tracking through club statuses;
- Generation of dynamic, time-limited Voyager electronic door lock PIN credentials;
- Dispatching critical automated access reminders 5 minutes prior to session commencement.
4 Third-Party Data Processors
Personal data is never sold or shared with third-party advertisers. Data transmission is strictly restricted to certified infrastructure processors:
- Altegio CRM — scheduling platform and client management system;
- Adyen N.V. — international payment processing compliant with PCI-DSS Level 1;
- Google Cloud Platform / Firebase — secure serverless cloud infrastructure hosted exclusively within the European Union (region
europe-west1).
5 Data Retention Period
Personal data is retained throughout the active life of the user's account. Transactional accounting documentation is retained for 5 years in compliance with the Republic of Latvia Law on Accounting.
6 Data Subject Rights
Under GDPR, users hold the absolute right to:
- Request full disclosure and access to stored personal data;
- Request rectification of inaccurate records;
- Request complete account and data erasure ("Right to be Forgotten");
- Lodge a formal complaint with the supervisory authority — Data State Inspectorate of Latvia (Datu valsts inspekcija, www.dvi.gov.lv).
1 Pārzinis
Personas datu apstrādes pārzinis ir SIA "Homestory" (Polar Recovery Club), reģ. Nr. 44103132266.
• Juridiskā adrese: Brīvības iela 148 A-2, Rīga, LV-1011, Latvija.
• Faktiskā adrese: Jaunā iela 12, Piņķi, Mārupes nov., LV-2107.
2 Apstrādājamās personas datu kategorijas
Reģistrējoties un lietojot Polar Recovery Club mobilo lietotni, tiek apstrādāti šādi dati:
- Klienta vārds un uzvārds;
- Verificēts tālruņa numurs (primārais lietotāja identifikators);
- E-pasta adrese (rēķinu, čeku un paziņojumu nosūtīšanai);
- Rezervāciju vēsture, abonementu derīguma termiņi un apmeklējumu skaitītājs;
- Ierīces push-paziņojumu marķieri (FCM marķieri) piekļuves PIN kodu nogādāšanai.
3 Apstrādes mērķi un juridiskais pamats
Datu apstrāde tiek veikta saskaņā ar VDAR 2016/679, pamatojoties uz līguma izpildi (6. panta 1. punkta b) apakšpunkts):
- Aukstuma sesiju rezervāciju un apmeklējumu nodrošināšana;
- Abonementu uzskaite un automātiska lojalitātes statusu aprēķināšana;
- Elektroniskās durvju slēdzenes Voyager vienreizējo PIN kodu ģenerēšana;
- Servisa paziņojumu nosūtīšana tieši 5 minūtes pirms rezervētā laika.
4 Datu nodošana trešajām personām
Klientu dati netiek pārdoti vai nodoti mārketinga aģentūrām. Datu nodošana notiek tikai uzticamiem procesoriem:
- CRM Altegio — digitālā žurnāla un klientu uzskaites sistēma;
- Adyen N.V. — licencēts starptautiskais maksājumu operators (PCI-DSS 1. līmenis);
- Google Cloud Platform / Firebase — droša ES serveru infrastruktūra (reģions
europe-west1).
5 Datu glabāšanas termiņš
Personas dati tiek glabāti, kamēr ir aktīvs kluba klienta profils. Finanšu un maksājumu dati tiek glabāti 5 gadus atbilstoši Latvijas Republikas likumam "Par grāmatvedību".
6 Klienta tiesības
Saskaņā ar VDAR klientam ir tiesības:
- Pieprasīt piekļuvi saviem personas datiem un to kopiju;
- Pieprasīt neprecīzu datu labošanu;
- Pieprasīt datu dzēšanu ("tiesības tikt aizmirstam");
- Iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei — Datu valsts inspekcijai (www.dvi.gov.lv).
1 Оператор обработки данных
Оператором персональных данных является SIA "Homestory" (Polar Recovery Club), рег. № 44103132266.
• Юридический адрес: Brīvības iela 148 A-2, Rīga, LV-1011, Latvija.
• Фактический адрес: Jaunā iela 12, Piņķi, Mārupes nov., LV-2107.
2 Категории обрабатываемых данных
При регистрации и использовании мобильного приложения Polar Recovery Club обрабатываются:
- Имя и фамилия клиента;
- Верифицированный номер мобильного телефона (основной идентификатор аккаунта);
- Адрес электронной почты (для чеков, квитанций и уведомлений);
- История бронирований, статус абонементов и точный счетчик посещенных сеансов;
- Идентификаторы push-уведомлений устройства (FCM-токены) для доставки одноразовых PIN-кодов СКУД.
3 Цели и правовые основания обработки
Обработка данных осуществляется в соответствии с Регламентом ЕС 2016/679 (GDPR) на основании договора (ст. 6(1)(b)):
- Обеспечение онлайн-записи и управления визитами в купели;
- Учет абонементов и автоматическое присвоение статусов закаливания;
- Генерация временных зашифрованных PIN-кодов замков Voyager для бесключевого доступа;
- Отправка критических сервисных напоминаний ровно за 5 минут до назначенного визита.
4 Передача данных третьим лицам
Данные клиентов не продаются и не передаются в сторонние спам-рассылки. Передача осуществляется только авторизованным процессорам:
- CRM Altegio — цифровая система расписания и клиентской базы;
- Adyen N.V. — международный процессинг платежей по стандарту PCI-DSS Level 1;
- Google Cloud Platform / Firebase — защищенная инфраструктура в дата-центрах ЕС (регион
europe-west1).
5 Сроки хранения данных
Данные хранятся на протяжении всего срока действия учетной записи. Финансовая документация хранится 5 лет в соответствии с Законом о бухгалтерском учете Латвийской Республики.
6 Права клиента (GDPR)
В соответствии с регламентом GDPR клиент имеет право:
- Запросить выписку и копию всех хранящихся персональных данных;
- Потребовать исправления неточных сведений;
- Отозвать согласие и потребовать полного удаления аккаунта («право на забвение»);
- Подать жалобу в надзорный орган Латвии — Государственную инспекцию данных (www.dvi.gov.lv).